为加强学院档案及公文管理工作，全面提高学院档案管理水平，有效地保护和利用档案，结合我院具体情况，制定本办法。

第一条 档案及公文整理归档制度

1.学院各个部门办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括党、政、团以及教学、政务、学工等工作的各种门类和载体的文件材料均属于归档范围；

2.需要归档的档案及公文材料必须由档案承办人员收集齐全，交档案管理人员，进行整理、归档、集中管理，任何个人都不得据为己有或者拒绝归档；

3.归档的档案及公文材料向档案人员移交时，须当面清点检查，同时附归档材料移交清单，办好一切交接手续；

4.归档的档案及公文材料的装订应整洁美观；

5.归档的档案及公文材料在装盒时应按照相应顺序人盒，并填写归档目录和档案盒封面；

第二条 档案及公文保管制度

1.根据保存档案及公文资料的数量，设置档案专用办公室和档案柜；

2.保存档案及公文资料的专用办公室应确保安全防火、防盗等保卫措施；

3.保存档案及公文资料的专用办公室应保证卫生整洁。

第三条 档案及公文归档时间

1.档案及公文归档时间在每年六月底，包括各种行政公文及教学档案资料；

2.临时性档案及公文在工作结束一个月之内完成归档工作。

第四条 档案及公文保密制度

1.认真学习贯彻保密知识，充分认识档案工作的重要性、机要性；自觉保守机密，定期开展保密检查；

2.严格借阅制度，健全借阅手续，按查阅要求和范围提供档案及公文；外借档案及公文及时收回，做到资料不失控；

3.不私自将档案及公文资料带出档案室；不得随便泄露档案的内容，数量及存放等情况；

4.无保存价值的档案及公文资料资料，应通过鉴定，学校和学院有关方面确认签字，严格履行销毁审批手续，方可办理销毁。